1. 全体概要と結論
SharePoint Onlineにおける以下の2つの課題を調査した。
関連サービス
- SharePoint Online
- Microsoft 365 管理センター
主要な課題
- SharePointサイトの共有ボタンを非表示にする方法の有無
- サイト所有者として複数名を追加する方法の有無
結論
- 共有ボタンを完全に非表示にする機能は現時点で提供されていないが、サイト所有者のみが共有を許可する設定が可能である。
- セキュリティグループを作成し、複数ユーザーをサイト所有者として追加する方法が推奨される。
- これらの設定により、セキュリティと運用効率の向上が期待できる。
2. 調査内容
2.1. SharePointサイトの共有ボタンを非表示にする方法
調査の目的
共有ボタンが表示されることで、一般ユーザーが意図せずファイルを共有する可能性があるため、共有ボタンを完全に非表示にする方法の有無を調査した。
発生している疑問・懸念
- 共有ボタンを完全に非表示にする方法が存在するか。
- 一般ユーザーによる意図しない共有を防ぐ方法があるか。
関連環境
- SharePoint Online環境
調査結果
共有ボタンを完全に非表示にする機能は設計上提供されていない。ただし、共有アクセス許可を制限することで、一般ユーザーが共有リンクを作成できないようにする設定が可能である。この設定により、共有ボタンは表示されるものの、送信ボタンがグレーアウトし、操作が制限される。
【技術解説】
SharePoint Onlineでは、共有ボタンの完全な非表示は不可能であるが、アクセス許可の設定を変更することで共有操作を制限できる。この設定により、サイト所有者のみが共有を許可する形となり、意図しない共有を防ぐことができる。
推奨される対応策
- サイト所有者がSharePointサイトにアクセス。
- [歯車マーク] → [サイトのアクセス許可] → [メンバーが共有する方法を変更]を選択。
- “共有アクセス許可”セクションで「サイトの所有者だけが共有できる」を選択。
- 必要に応じてアクセス要求をオフに設定。
- 設定を保存。
2.2. サイト所有者として複数名を追加する方法
調査の目的
サイト所有者が1名のみの場合、該当ユーザーが対応できない事態に備え、複数ユーザーを所有者として追加する方法を調査した。
発生している疑問・懸念
- サイト所有者として複数名を追加する方法があるか。
- グループを所有者として設定する方法があるか。
関連環境
- SharePoint Online環境
- Microsoft 365 管理センター
調査結果
セキュリティグループを作成し、複数ユーザーを所有者として追加することが可能である。これにより、所有者権限を持つユーザーを効率的に管理できる。
【技術解説】
SharePoint Onlineでは、個々のユーザーに直接権限を割り当てることは推奨されていない。代わりに、セキュリティグループを使用して権限を管理することで、運用の効率化とセキュリティの向上が図れる。
推奨される対応策
- Microsoft 365 管理センターにアクセス。
- [チームとグループ] → [セキュリティグループ]を選択。
- グループを作成し、所有者として設定したいユーザーを追加。
- SharePointサイトの[サイトコレクションの管理者]にグループを追加。
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